いただいたメールへの返信は、文面を考えるだけで意外と時間を取られます。生成AIに下書きを作らせれば、その時間を大きく減らせます。ここでは頼み方の型と、送信前に必ず確認したいポイントを整理しました。
頼み方の型（要素を分けて渡す）
メール本文を貼って「返信を書いて」と頼むより、要素を分けて渡すほうが、意図どおりの文面になりやすいです。
- 相手との関係（取引先、上司、顧客など）
- 返信の目的（承諾する、お断りする、日程を調整する、など）
- 必ず入れる内容（日時、場所、条件など）
- 文体の希望（丁寧に、簡潔に、など）
例文：「取引先への返信です。来週の打ち合わせは承諾します。候補日は火曜か木曜の午後です。丁寧な文体で、200字以内で書いてください」
届いたメール自体が長い場合は、先に「要点を3つに要約して」と頼んでから返信文を作らせるのも有効です。相手の要求を読み落としたまま返信する失敗を減らせます。要約と下書きを分けて頼むと、確認もしやすくなります。
文体をそろえる工夫
- ChatGPTの「カスタム指示」は、公式ヘルプによると全てのプランで利用でき、希望する回答の条件を全てのチャットに反映できます。「ビジネスメールは丁寧な文体で書く」といった決まりを登録しておくと、毎回指定する手間が省けます
- Outlookを使っている場合は、Microsoft公式の「Draft with Copilot」で、伝えたい内容を入力すると下書きを生成し、文体や長さも調整できます。ただし公式サポートによると、利用できるのは仕事・学校アカウントやOutlook.comなどのMicrosoftアカウントに限られます
送る前に必ず確認すること
- 日時、金額、氏名などの固有情報は、AIがもっともらしく補ってしまうことがあります。元のメールと必ず照合してください
- 機密情報や個人情報を含むメールは、そのまま貼り付けないのが安全です。関係する部分は伏せて渡す工夫をしてください
- 出来上がった文面は下書きとして扱い、最後は自分の言葉で読み直してから送ります。相手への敬意が伝わるかの判断は、人間にしかできません
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参照した公式資料
- ChatGPT ヘルプセンター「ChatGPTのカスタム指示」（OpenAI） https://help.openai.com/en/articles/8096356-custom-instructions-for-chatgpt （2026年11月2日確認）
- Microsoft サポート「Copilot in Outlook でメールの下書きを作成する」（Microsoft） https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-pages/draft-an-email-message-with-copilot-in-outlook （2026年11月2日確認）
この記事はアマガジェ編集部（あまと）が作成しました。事実は各公式情報で確認し、原稿作成の一部に生成AIを活用しています。