生成AIで仕事を速くしたい。でも、どこから手をつけるかで結果は変わります。企業の利用実態を示す公的調査をもとに、効果が出やすい仕事と進め方を整理しました。
この記事の目次
現状：広がりは「補助業務」から
総務省「令和7年版 情報通信白書」の企業調査（2024年度）では、何らかの業務で生成AIを使っている企業は55.2％でした。内訳で最も多いのが「メールや議事録、資料作成等の補助」で47.3％です。一方、活用の方針を定めている企業は49.7％にとどまり、中小企業では方針が決まっていないところが約半数を占めます。
つまり、効率化の入口は大がかりな仕組みではなく、文章まわりの補助から、というのが実態です。
効果が出やすい仕事
- メールや文書の下書き、返信文の作成
- 会議の議事録づくりと要約
- 長い資料の要約と、要点の抜き出し
- 表計算の関数やマクロの作成
- 調べものの整理と比較表づくり
- 同じ形式の文書の量産（案内文、報告書の雛形など）
共通点は「材料が手元にあり、正解を人がすぐ確かめられる」ことです。逆に、事実の裏取りが重い仕事や、責任の所在が曖昧な判断は、効率化の対象にしにくいままです。
小さく始める進め方
- 1つの業務だけを選ぶ（例：週に何度も書く定型メール）
- 入力してよい情報の線引きを決める（個人情報・社外秘は入れない等）
- 出力は必ず人が確認してから使う
- かかった時間の変化を記録し、効いた型を残す
- 型ができたら、似た業務に広げる
頼み方の例（この型が効く）
- 議事録：「次のメモを、決定事項・宿題・期限の3つに分けて整理して」
- メール：「要点は次の3つです、と材料を渡したうえで、丁寧な返信文の下書きを作って」
- 資料：「この文章の要点を3行で。数字は変えないで」
材料を渡して、分け方や形を指定するのが型です。型が決まれば、誰がやっても同じ速さに近づきます。
職場で使うときの注意
- 会社のルールが先です。利用が認められているか、使うサービスに指定があるかを確認する
- 無料版など個人向けのサービスに、社外秘の資料を貼り付けない
- 数字や固有名詞は、元の資料と突き合わせてから送る・提出する
つまずきやすい点
同じ白書で、導入の懸念として最も多かったのは「効果的な活用方法がわからない」でした。道具の性能より、使い方の型がないことが壁になっています。効いた頼み方をメモして使い回すだけでも、型は育ちます。
効果の測り方
効率化は、感覚だけだと続いているか分かりません。対象にした業務について「AIを使う前と後で、何分かかっているか」を2〜3回だけ記録すると、効いているかどうかが見えます。効いていない業務は、材料の渡し方を変えるか、対象から外す判断もできます。
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出典
総務省「令和7年版 情報通信白書」（企業におけるAI利用の現状）。2026年11月2日に確認しました。
この記事はアマガジェ編集部（あまと）が作成しました。事実は各公式情報で確認し、原稿作成の一部に生成AIを活用しています。